Quelle que soit la raison pour laquelle un salarié quitte votre entreprise, le processus d’accompagnement qui entoure cet événement, appelé aussi « offboarding » est un moment clé pour l’entreprise.
Le départ, s’il impacte en premier lieu les missions tenues dans l’entreprise, engendre également des conséquences certaines dans l’environnement de travail direct du salarié.
Ce processus est souvent négligé par l’entreprise. Pourtant, les mouvements de personnel sont de plus en plus fréquents et doivent désormais être particulièrement soignés.
Dans un contexte de fidélisation des salariés et d’attractivité des talents, le processus d’Offboarding est révélateur de l’état d’esprit de l’entreprise et de la considération apportée aux salariés, qu’ils soient en poste ou sur le départ.
En effet, la manière de gérer la sortie des effectifs incarne tout autant la culture et les valeurs de l’entreprise, que l’accueil des nouveaux embauchés ou les efforts accomplis pour promouvoir la qualité de vie au travail.
L’Offboarding est aujourd’hui une nécessité, il fait partie des éléments directement en lien avec l’expérience salarié, la marque employeur et la sécurité de l’entreprise.
Dans le contexte actuel de pénurie de talents (qui va inévitablement s’accentuer à l’avenir), la mise en œuvre d’un tel processus représente un acte positif et constructif de management.
Il démontre le professionnalisme de l’entreprise et viendra renforcer la marque employeur, car le salarié se fera également l’ambassadeur de la façon dont la séparation a été réalisée auprès de futurs candidats ou de potentiels clients.
Je vous propose d’aborder les différents axes d’actions pour réussir le départ d’un salarié.
Agir auprès des salariés restants
Il est difficile de garder le secret autour du futur départ d’un salarié. Pour couper court aux rumeurs, aux fausses hypothèses et à l’apparition de tensions, il est indispensable de communiquer en toute transparence auprès de l’équipe et le plus rapidement possible.
La communication peut-être réalisée en présence du salarié concerné et de son manager. Cela permet d’évoquer les raisons du départ clairement et de préparer l’équipe à la phase de transition de façon ouverte.
Cette phase de transition doit être gérée le plus efficacement possible afin d’éviter la désorganisation des activités de l’entreprise, ou, pire, la démotivation des équipes.
Le temps de recrutement d’un nouveau salarié peut-être long. Il convient de prendre en compte l’impact de la charge de travail qui va incomber aux personnes toujours en poste.
La communication régulière avec les équipes, pendant cette période de transition, est importante. Le fait de les remercier pour l’investissement supplémentaire auquel elles devront faire face est une marque de considération et de respect.
Organiser le travail
La période comprise entre l’annonce faite aux équipes, et le moment du départ, doit être pensée pour assurer une bonne transmission des informations clés. Ceci permettant d’assurer la continuité de l’activité.
Le manager peut lister avec le salarié sur le départ les missions en cours, les différentes données auxquelles il a accès ainsi que les procédures qu’il a mis en place de façon informelle. Cette liste doit permettre d’établir un plan de transmission des savoirs se concrétisant par des consignes écrites, qui seront utiles au futur salarié recruté (ou en mobilité sur le poste).
Cette période peut également être l’occasion d’écouter les retours constructifs du salarié qui quitte l’entreprise. Il ou elle sera plus libre de faire remonter des dysfonctionnements dans l’organisation du travail et de contribuer à son amélioration.
Prendre en compte les impacts légaux et de sécurité
Malgré toute la confiance que vous pouvez naturellement porter à un salarié, il n’en reste pas moins que votre relation contractuelle s’est achevée et que vos obligations légales et de sécurité doivent être respectées.
De nombreux actes doivent être accomplis au moment du départ :
- La restitution des équipements mis à disposition
- La fermeture des accès aux locaux et à l’ensemble du système d’information
- Les obligations légales comme le solde de tout compte, le certificat de travail,…
Reconnaître la contribution du « offboardé »
La reconnaissance de la contribution du salarié en situation de départ est particulièrement importante. Il/elle se sentira respecté, et restera un ambassadeur de l’entreprise. Qui plus est, les salariés restants pourront percevoir une culture d’entreprise bienveillante et reconnaissante du travail accompli par tous.
Cette reconnaissance peut trouver sa place à différentes occasions avant ou après le départ:
Quelques jours avant le départ, en organisant un pot avec l’équipe. Moment convivial, il donne l’occasion de revenir sur le parcours de la personne, ses qualités et ses réussites notables.
Un « entretien de départ » est également une occasion de remercier plus personnellement le salarié et d’écouter ses retours. Ceci permet de tirer des leçons et d’envisager des axes d’amélioration pour la stratégie de l’entreprise et/ou la qualité de vie au travail.
Une fois hors des effectifs, l’ex-salarié n’en reste pas moins un ambassadeur de l’entreprise. S’il poursuit son parcours professionnel dans le même domaine d’activité, il sera certainement amené à parler de l’expérience qu’il a vécu dans votre entreprise auprès de potentiels futurs collaborateurs, clients ou partenaires.
Il est intéressant de conserver un lien car il est possible que vous soyez amenés à travailler ensemble d’une nouvelle façon. Et pourquoi pas, qu’il réintègre l’entreprise après une expérience extérieure. C’est ce que l’on nomme « effet boomerang ».
En prenant en compte tous les aspects du départ d’un salarié, le processus d’offboarding peut être vécu positivement par tous et venir renforcer votre culture d’entreprise et votre marque employeur.
Le Grand Bain peut vous accompagner dans la mise en place de votre processus d’Offboarding en aidant vos salariés en questionnement ou ceux dont le poste est supprimé. Ils pourront ainsi préparer au mieux les futures étapes de leur vie professionnelle au travers du bilan de compétences « Le Grand Bain ».
Je reste à votre écoute,
Sophie,
